Rola obsługi kadrowo-płacowej w prowadzeniu firmy
Kadry i płace to dział, który funkcjonuje w strukturach każdej firmy. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się scedować obowiązki związane z obsługą pracowników, wystawianiem umów, zaświadczeń czy realizacją wynagrodzeń na biura rachunkowe. W swojej ofercie często mają one też obsługę kadrowo-płacową, którą należy realizować z maksymalnym zaangażowaniem oraz w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy.
Co obejmują kadry i płace?
Ten dział zajmuje się bieżącą obsługą pracowników i kwestii związanych z ich umowami, zwolnieniami czy wynagrodzeniami. Ważne jest też zbieranie i przechowywanie danych osobowych zgodnie z obowiązującymi regulacjami RODO. Firmy, które nie mają zaplecza, personelu, możliwości logistycznych ani wystarczającej wiedzy do zarządzania tym sektorem, mogą powierzyć obsługą kadrowo-płacową firmie zewnętrznej na zasadzie outsourcingu.
Zakres obsługi kadrowo-płacowej
Obsługa kadrowo-płacowa jest mocno rozbudowana, zwłaszcza w większych przedsiębiorstwach, które zatrudniają dużo pracowników. Swoim zasięgiem obejmuje:
- prowadzenie i przechowywanie dokumentacji kadrowej, dotyczących personelu, systemu zatrudnienia, warunków umowy, wynagrodzenia,
- przechowywanie akt osobowych pracowników zgodnie z RODO, aktualizowanie zmian, nanoszenie ich w dokumentach i umowach,
- wyliczanie i udzielanie urlopów,
- wyliczanie i wypłacanie wynagrodzeń, premii oraz ekwiwalentów na podstawie obowiązujących przepisów z kodeksu pracy,
- przygotowywanie umów dla pracowników,
- zmiany w umowach, zrywanie współpracy,
- ewidencjonowanie zwolnień lekarskich, urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich, wychowawczych,
- współpraca z ZUS i US,
- obsługa w ramach kontroli z PIP-u,
- przygotowywanie raportów,
- wsparcie w obsługiwaniu Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Outsourcing usług kadrowo-płacowych
Firmy, którym zlecasz obsługę kadrowo-płacową swoich pracowników, powinny oferować szerokie spectrum profesjonalnych usług. Na podstawie zawartej umowy gwarantują dyskrecję oraz maksymalne zaangażowanie w realizację powierzonych obowiązków – terminowo, fachowo, z wykorzystaniem nowoczesnych technologii. Spora część zadań realizowana jest zdalnie, bazując na nowych technologiach i oprogramowaniu. To nie tylko do minimum redukuje ryzyko popełnienia błędów czy wystąpienia opóźnień, ale też daje zlecającemu pełen wgląd w kadry i płace.
Outsourcing to oszczędność czasu i pieniędzy. Nie musisz martwić się szkoleniami pracowników i projektowaniem oddzielnego biura. Wszystko możesz zlecić profesjonalistom z zewnątrz.